Penbox et Brokercloud collaborent : moins d’administration, plus de temps pour les clients

Brokercloud et Penbox collaborent afin d’offrir aux courtiers en assurances des possibilités supplémentaires pour collecter, suivre et traiter plus efficacement les données clients, les documents et les dossiers. L’intégration autour de la fiche client est déjà disponible aujourd’hui. Parallèlement, les deux parties travaillent à d’autres applications, notamment pour la souscription et les sinistres. Nous avons rencontré Nicolas van der Stock, CRO de Penbox, pour parler de l’origine de l’entreprise, des ambitions de la plateforme et de la valeur ajoutée concrète pour les courtiers en assurances.

Né d’un problème bien connu

Penbox existe depuis six ans, mais se considère encore aujourd’hui comme une start-up. L’entreprise a été fondée par quatre anciens collaborateurs d’AXA. Ils ont constaté de près à quel point il est chronophage de collecter efficacement des données et des documents et se sont mis à la recherche d’une solution.

Le défi est bien connu dans l’ensemble du secteur de l’assurance. Assureurs et courtiers sont confrontés chaque jour à la même réalité : les informations sont dispersées entre les e-mails, les pièces jointes, les formulaires et les dossiers clients dans le système de gestion. Souvent, certaines données ou certains documents manquent encore, ce qui oblige les collaborateurs à reprendre contact avec les clients. Cela entraîne des retards, un suivi supplémentaire et des tâches administratives inutiles.

« Penbox est né du constat que de nombreux processus se bloquent parce que les bonnes informations ne sont pas disponibles au bon moment », explique Nicolas. « Au début, l’accent était principalement mis sur des formulaires intelligents pour collecter des données. Aujourd’hui, nous évoluons de plus en plus vers un outil de gestion pour des dossiers complets. »

Cette évolution est importante. Penbox ne veut pas seulement aider à traiter un document ou un formulaire, mais structurer l’ensemble du parcours : de la première demande adressée au client à la collecte des données, en passant par l’envoi de rappels, le traitement des documents et la transmission des bonnes informations au bon gestionnaire de dossier.

Moins d’allers-retours par e-mail

Un exemple classique : un courtier souhaite établir pour un client une offre pour une assurance auto et une assurance incendie. Pour cela, il a besoin de différentes données et de différents documents. Aujourd’hui, cela se fait souvent par e-mail, avec pour conséquence des réponses incomplètes, des rappels et des questions supplémentaires.

Penbox rationalise ce processus. Le courtier lance une demande structurée depuis son workflow, après quoi le client voit clairement quelles informations et quels documents sont nécessaires. Penbox assure le suivi des éléments manquants, envoie des rappels si nécessaire et veille à ce que tout parvienne de manière structurée au bon collaborateur. L’IA aide à reconnaître et à analyser les informations contenues dans les documents et les réponses, et puis à les transmettre au bon endroit. Sur la base des informations collectées, un document d’offre peut ensuite être préparé. Après validation, un contrat peut être généré et immédiatement envoyé au client pour signature. Penbox soutient ainsi l’ensemble du parcours, de la première demande d’informations au contrat signé.

« Pour les courtiers, la valeur ajoutée est claire : moins de perte de temps, moins d’e-mails séparés et moins de traitement manuel. Il reste ainsi plus de temps pour le conseil, le travail commercial et le contact personnel avec les clients. »

Intégration avec Brokercloud

Penbox ne fonctionne pas indépendamment de l’environnement de travail quotidien du courtier, mais souhaite précisément s’y intégrer. C’est important, car le système de gestion reste l’endroit central où sont gérées les données clients et les données relatives aux polices. C’est pourquoi Penbox et Brokercloud collaborent déjà aujourd’hui autour de la fiche client : demander, valider et traiter facilement les données clients, sans que le courtier doive tout collecter ou encoder manuellement.

De nombreux bureaux ne disposent pas toujours de données clients entièrement à jour. Pensez aux changements d’adresse, de coordonnées, de situation familiale, de plaques d’immatriculation, d’informations professionnelles ou d’autres données pertinentes. Dans la pratique, demander ces informations, les contrôler et les traiter correctement prend beaucoup de temps. Grâce à l’intégration dans Brokercloud, ce processus devient plus simple. Le courtier peut lancer une demande depuis son environnement habituel. Le client reçoit une demande claire et structurée. Les informations collectées peuvent ensuite être réutilisées dans le dossier.

Entre-temps, Penbox et Brokercloud travaillent sur de nouvelles applications, notamment la souscription d’une nouvelle police auto et la déclaration d’un sinistre automobile directement via Penbox. L’intégration est ainsi étendue à des processus dans lesquels les courtiers perdent aujourd’hui beaucoup de temps.

Plus que de simples données clients

Penbox travaille également sur l’intelligence documentaire. Les documents d’identité peuvent ainsi être lus et intégrés dans la fiche client. La lecture des constats d’accident et l’intégration des données pertinentes dans un dossier de sinistre sont également en cours de test.

Une autre évolution intéressante est l’intégration de la boîte mail. De nombreux courtiers travaillent une grande partie de leur journée depuis Outlook. Grâce à l’intégration, Penbox est disponible dans la boîte mail de Brokercloud. L’utilisateur ne doit pas quitter l’environnement Brokercloud pour se rendre dans la boîte mail. Une action ou un dossier peut ainsi être lancé directement à partir d’un e-mail entrant. Pensez, par exemple, à un client qui signale un sinistre. Depuis la boîte mail, le courtier ou le gestionnaire de dossier peut lancer le bon flux, demander les informations nécessaires et poursuivre le suivi du dossier de manière structurée. Cela correspond à l’ambition de Penbox de fonctionner de plus en plus comme un agent IA. Non pas pour remplacer le courtier, mais pour le soutenir dans les tâches répétitives et administratives.

Du document au dossier

Penbox souhaite avant tout donner aux courtiers une meilleure vue d’ensemble. Non seulement des documents qui ont déjà été reçus, mais aussi de ce qui manque encore, de la personne qui doit intervenir et de l’étape qui suit. Le suivi dépend ainsi moins d’e-mails séparés ou de listes de tâches individuelles. Un gestionnaire de dossier voit plus rapidement où un dossier se bloque et peut agir de manière plus ciblée. Cela peut faire gagner beaucoup de temps et éviter de nombreuses frustrations, en particulier pour les sinistres, les offres ou les entrées en relation avec des clients qui impliquent plusieurs documents et parties concernées.

Également pertinent pour les assureurs

Penbox ne s’adresse pas seulement aux courtiers, mais aussi aux assureurs. Les défis sont comparables, mais l’approche est différente. Chez les courtiers, le système de gestion constitue l’environnement de travail central. Chez les assureurs, la situation est plus complexe. Les différents départements disposent souvent chacun de leurs propres processus, outils et méthodes de travail.

« Chez un assureur, chaque département est presque un client différent », explique Nicolas. « Les besoins de la gestion des sinistres sont différents de ceux de la souscription, de la compliance ou du service client. »

Penbox est également actif en dehors du secteur de l’assurance. La plateforme est notamment utilisée dans les RH, le crédit et d’autres environnements où de nombreux documents, données et validations sont réunis.

Une technologie qui renforce le courtier

Pour Nicolas van der Stock, l’essentiel est clair : la technologie doit renforcer le courtier, et non le remplacer. En automatisant les tâches administratives répétitives, le courtier dispose de plus de temps pour le conseil, le suivi et le travail commercial.

Cette ambition est également à la base de la collaboration avec Brokercloud. L’intégration est étendue à des processus dans lesquels beaucoup de temps est encore perdu aujourd’hui à collecter et à traiter des informations.

Prêt pour la prochaine étape

L’intégration entre Penbox et Brokercloud est déjà utilisée aujourd’hui autour de la fiche client et continue d’être étendue. Dans l’environnement de messagerie, tous les formulaires Penbox peuvent être sélectionnés, ce qui permet de prendre en charge tous les cas d’usage possibles.

Pour les courtiers, cela signifie également qu’ils peuvent actualiser les données clients plus rapidement et de manière plus structurée, collecter des documents, ouvrir des dossiers et traiter des informations. La collaboration s’inscrit ainsi dans le développement de Brokercloud en tant qu’environnement de travail moderne pour les courtiers en assurances. Pour les courtiers, la valeur ajoutée est concrète : moins de suivi administratif, une meilleure maîtrise des dossiers et plus de temps pour les clients.