Penbox en Brokercloud werken samen: minder administratie, meer tijd voor klanten

Brokercloud en Penbox werken samen om verzekeringsmakelaars extra mogelijkheden te bieden om klantgegevens, documenten en dossiers efficiënter te verzamelen, op te volgen en te verwerken. De integratie rond de klantenfiche is vandaag al beschikbaar. Intussen werken beide partijen aan verdere toepassingen voor onder meer onderschrijving en schade. We spraken met Nicolas van der Stock, CRO van Penbox, over de oorsprong van het bedrijf, de ambities van het platform en de concrete meerwaarde voor verzekeringsmakelaars.

Ontstaan vanuit een herkenbaar probleem

Penbox bestaat zes jaar, maar beschouwt zichzelf vandaag nog altijd als een start-up. Het bedrijf werd opgericht door vier voormalige AXA-medewerkers. Zij zagen van dichtbij hoe tijdrovend het is om gegevens en documenten efficiënt te verzamelen, en gingen op zoek naar een oplossing.

De uitdaging is herkenbaar voor de hele verzekeringssector. Verzekeraars en makelaars botsen dagelijks op dezelfde realiteit: informatie zit verspreid over e-mails, bijlagen, formulieren, klantendossiers in het beheerspakket. Vaak ontbreken er nog gegevens of documenten, waardoor medewerkers klanten opnieuw moeten contacteren. Dat leidt tot vertraging, extra opvolging en onnodige administratie.

“Penbox is ontstaan vanuit de vaststelling dat veel processen vastlopen omdat de juiste informatie niet op het juiste moment beschikbaar is”, legt Nicolas uit. “In het begin lag de focus vooral op slimme formulieren om gegevens te verzamelen. Vandaag evolueren we steeds meer naar een managementtool voor volledige dossiers.”

Die evolutie is belangrijk. Penbox wil niet alleen één document of één formulier helpen verwerken, maar het volledige traject structureren: van de eerste vraag aan de klant tot het verzamelen van gegevens, het versturen van reminders, het verwerken van documenten en het bezorgen van de juiste informatie aan de juiste dossierbeheerder.

Minder pingpong via e-mail

Een klassiek voorbeeld: een makelaar wil voor een klant een offerte maken voor een auto- en brandverzekering. Daarvoor heeft hij verschillende gegevens en documenten nodig. Vandaag gebeurt dat vaak via e-mail, met onvolledige antwoorden, reminders en extra vragen tot gevolg.

Penbox stroomlijnt dat proces. De makelaar start vanuit zijn workflow een gestructureerde aanvraag op, waarna de klant duidelijk ziet welke informatie en documenten nodig zijn. Penbox volgt op wat ontbreekt, stuurt indien nodig herinneringen en zorgt ervoor dat alles gestructureerd bij de juiste medewerker terechtkomt. AI helpt daarbij om informatie uit documenten en antwoorden te herkennen, te analyseren en naar de juiste plaats door te sturen. Op basis van de verzamelde informatie kan vervolgens een offertedocument worden voorbereid. Na validatie kan een contract worden gegenereerd en meteen ter ondertekening naar de klant worden gestuurd. Zo ondersteunt Penbox het volledige traject, van de eerste informatievraag tot het ondertekende contract.

“Voor makelaars is de meerwaarde duidelijk: minder tijdverlies, minder losse e-mails en minder manuele verwerking. Zo blijft er meer tijd over voor advies, commercieel werk en persoonlijk contact met klanten.”

Integratie met Brokercloud

Penbox werkt niet los van de dagelijkse werkomgeving van de makelaar, maar wil er net mee samenwerken. Dat is belangrijk, want het beheerspakket blijft de centrale plaats waar klant- en polisgegevens worden beheerd. Daarom werken Penbox en Brokercloud vandaag al samen rond de klantenfiche: klantgegevens vlot opvragen, valideren en verwerken, zonder dat de makelaar alles manueel hoeft te verzamelen of over te nemen.

Veel kantoren beschikken niet altijd over volledig actuele klantgegevens. Denk aan gewijzigde adressen, contactgegevens, gezinssituaties, nummerplaten, beroepsinformatie of andere relevante data. In de praktijk vraagt het veel tijd om die informatie op te vragen, te controleren en correct te verwerken. Met de integratie in Brokercloud wordt dat proces eenvoudiger. De makelaar kan vanuit zijn vertrouwde omgeving een aanvraag opstarten. De klant krijgt een duidelijke en gestructureerde vraag. De verzamelde informatie kan daarna opnieuw gebruikt worden in het dossier.

Ondertussen werken Penbox en Brokercloud aan volgende toepassingen, waaronder het onderschrijven van een nieuwe autopolis en het aangeven van een autoschadegeval rechtstreeks via Penbox. Daarmee wordt de integratie verder uitgebreid naar processen waarin makelaars vandaag veel tijd verliezen.

Meer dan klantgegevens alleen

Penbox werkt ook aan document intelligence. Zo kunnen identiteitsdocumenten worden ingelezen en geïntegreerd in de klantenfiche. Ook het uitlezen van aanrijdingsformulieren en het integreren van de relevante gegevens in een schadedossier wordt momenteel getest.

Een andere interessante ontwikkeling is de mailbox-integratie. Veel makelaars werken een groot deel van hun dag vanuit Outlook. Via de integratie is Penbox binnen de mailbox van Brokercloud beschikbaar. De gebruiker moet de Brokercloud-omgeving niet verlaten om naar de mailbox te gaan. Zo kan vanuit een inkomende e-mail meteen een actie of dossier worden opgestart. Denk bijvoorbeeld aan een klant die een schadegeval meldt. De makelaar of dossierbeheerder kan vanuit de mailbox de juiste flow starten, de nodige informatie opvragen en het dossier gestructureerd verder opvolgen. Dat sluit aan bij de ambitie van Penbox om steeds meer als AI-agent te functioneren. Niet als vervanging van de makelaar, maar als ondersteuning bij repetitieve en administratieve taken.

Van document naar dossier

Penbox wil makelaars vooral meer overzicht geven. Niet alleen over de documenten die al binnen zijn, maar ook over wat nog ontbreekt, wie aan zet is en welke stap daarna volgt. Dat maakt de opvolging minder afhankelijk van losse e-mails of individuele to-dolijstjes. Een dossierbeheerder ziet sneller waar een dossier vastloopt en kan gerichter actie ondernemen. Zeker bij schadegevallen, offertes of klantintakes met meerdere documenten en betrokken partijen kan dat veel tijd en frustratie besparen.

Ook relevant voor verzekeraars

Penbox richt zich niet alleen op makelaars, maar ook op verzekeraars. De uitdagingen zijn vergelijkbaar, maar de aanpak is anders. Bij makelaars is het beheerspakket de centrale werkomgeving. Bij verzekeraars ligt dat complexer. Daar hebben verschillende afdelingen vaak elk hun eigen processen, tools en werkwijzen. “Bij een verzekeraar is elke afdeling bijna een andere klant”, zegt Nicolas. “De noden van schadebeheer zijn anders dan die van onderschrijving, compliance of customer service.”

Penbox is daarnaast ook actief buiten de verzekeringssector. Het platform wordt onder meer gebruikt in HR, kredietverlening en andere omgevingen waar veel documenten, gegevens en goedkeuringen samenkomen. 

Technologie die de makelaar versterkt

Voor Nicolas van der Stock is de kern duidelijk: technologie moet de makelaar versterken, niet vervangen. Door repetitieve administratie te automatiseren, krijgt de makelaar meer ruimte voor advies, opvolging en commercieel werk.

Die ambitie zit ook achter de samenwerking met Brokercloud. De integratie wordt verder uitgebreid naar processen waarin vandaag nog veel tijd verloren gaat aan het verzamelen en verwerken van informatie.

Klaar voor de volgende stap

De integratie tussen Penbox en Brokercloud is vandaag al in gebruik rond de klantenfiche en wordt verder uitgebreid. in de mailomgeving kunnen alle Penbox-formulieren gekozen worden, waardoor alle mogelijke use-cases kunnen ondersteund worden.

Voor makelaars betekent dat voorts dat ze klantgegevens sneller en gestructureerder kunnen actualiseren, documenten verzamelen, dossiers opstarten en informatie verwerken. Zo past de samenwerking in de verdere uitbouw van Brokercloud als moderne werkomgeving voor verzekeringsmakelaars. Voor makelaars is de meerwaarde concreet: minder administratieve opvolging, meer grip op dossiers en meer tijd voor klanten.